Master Team Collaboration in Notion Effortlessly!

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15 Comments

thanks for your efforts, but I think 3 hours is too much for me, I hope if you create straightforward video explains how to do it.

Thomas… This is incredible. I have been looking to do this for our company, and the resources out there/other YouTubers have complex dashboards with minimal explanation. You took exactly the basics, explained them, and provided how to use/build upon that. This is gold, and thank you for putting this into the world.

This is amazing! Wish there were more content creators doing this. THANK YOU! This is exactly what I need for my team right now – trying to leverage more collaborative tools like Notion. Do you have a schedule/date when you have more live streams coming up? Kudos to you and your team for putting this together.

So bummed I missed this live but am definitely watching the replay. I am a freelancer with a couple of sub-freelancers and I use notion in my personal life with my wife who is, of course, my number one teammate ❤❤❤

Hi Thomas, I’ve used notion extensively to run my small business for project and tasks management. However as juniors and contractors join the company, I needed some layers of security, i.e. who can see / add items to databases. So let’s say I have a “Project Database” where
– I’m the owner can see every projects
– Core team who sees internal projects (except HRD-related projects)
– HRD who sees all internal projects
– Contractor A who sees their project and with permission internal projects
– Contractor B etc.

Ideally I want:
1. Everyone to be able to ADD new items to the database and edit their permitted items.
2. Everyone to be able to see the items inside a grid table (sharing only the items won’t let them see the table)
3. Hide certain items from certain people
4. Create a template page and also set the sharing preferences

Currently the database is set to invite only
and I don’t mind having default new items as private (no one can see except me) and have to set permissions every single time.

My goal is not to have different database for different people, and let everyone work on the same database while respecting the boundaries.

I could share the database and set so everyone “can edit” but when say HRD/Contractor A creates a sensitive project and forgot to remove permissions, it could become problematic.

Do know any idea or workarounds? 😀

I keep going back and forth on whether to separate when something is scheduled from hard deadlines. I like the idea of using a schedule and timeline view to judge capacity and when things will realistically get done, but it definitely complicates things.

thank you very much. I was literally just for the first time creating a team workspace, to collab with a friend.

HI, Big fan! What kind of recording setup do you use if you don't mind sharing?

Which parts do you implement into Ultimate Brain?

I could have completely missed it, but how do you add the Inline tasks database to your meeting notes template? I imagine it is a relation but don't want to assume.

Did I miss where you show how to turn action items in meeting notes into tasks?

This is great. As an aside any idea when flylighter will launch. I signed up for the invite about 6 weeks ago and have not received anything. Really looking forward to it.

Can't you cancel Slak and use Notion in a familiar manner?

Within the Tasks view at 28:41 , once the project is complete, can you move the same project over to another teammember and then their project journey starts on the same project ? For exampel , once the photographer is done and have send the images for retouch, his part of the project is done and he's not in need to see the other departments progress,. The retoucher takes over and finally it ends up at the marketing department before hitting the client.

🎯 Key Takeaways for quick navigation:

🚀 Comenzar con Notion en equipo requiere un enfoque cuidadoso para obtener la adopción adecuada.
🤝 Obtener la aceptación del equipo es crucial para que el cambio a Notion sea exitoso.
🧠 Mantener a todos en la misma página evita la creación de información fragmentada y silos de conocimiento.
🔒 Configurar permisos inteligentemente es esencial para evitar errores y mantener la integridad de los datos.
📚 Crear una wiki básica de la empresa en Notion es un buen punto de partida para documentar procesos y procedimientos.
📝 La documentación detallada con resúmenes y pasos de acción facilita la comprensión y la referencia rápida.
📈 La inversión inicial en la creación de documentación bien estructurada ahorra tiempo a largo plazo, especialmente al incorporar nuevos miembros al equipo.
🧩 La nueva función de IA de Notion, Q&A, podría ser útil para la organización y búsqueda de información en equipos grandes.
🤖 Notion cuenta con una función tipo chatbot que busca contenido específicamente dentro de Notion.
📝 Esta herramienta puede crear resúmenes concisos y enlazar las fuentes relevantes basados en preguntas que se le hagan.
🎥 Loom es una herramienta útil para crear documentación rápida a través de videos, los cuales pueden ser fácilmente integrados en Notion.
💡 Utilizar Loom para la documentación de procesos es una recomendación destacada, ya que permite mostrar y explicar tareas de manera eficiente.
🛠️ Es posible mantener bases de datos dentro de páginas en Notion, lo que facilita el acceso y la organización de información para el equipo.
📑 El uso de Notion como herramienta de gestión de tareas y proyectos puede ser muy efectivo para equipos, aunque es recomendable comenzar de manera simple para facilitar la adopción.
🔄 No es posible compartir solo una parte de una base de datos en Notion con usuarios específicos, a menos que se utilice la API para duplicar y filtrar la información deseada.
Se muestra cómo usar Notion con un equipo, destacando la creación de una página y una base de datos para tareas.
Se explica cómo establecer permisos para la base de datos, limitando el acceso a ciertos usuarios.
A pesar de los filtros y bloqueos de la base de datos, se señala que los usuarios pueden crear nuevas vistas para ver toda la información.
Se destaca la necesidad de funciones avanzadas de control de permisos en Notion para evitar este problema.
Se menciona la posibilidad de utilizar la API de Notion para crear duplicados de bases de datos con información restringida.
Se describe el canal "My Week" en Slack como una herramienta para hacer seguimiento del progreso semanal de cada miembro del equipo.
Se resalta la comunicación asincrónica como el enfoque principal del equipo, utilizando Slack como plataforma principal.
Los espacios de equipo en Notion proporcionan capas adicionales de permisos para segmentar y organizar el espacio de trabajo.
Es posible tener una base de datos en un espacio de equipo y compartir el acceso a ella en otro espacio de equipo.
Los espacios de equipo ayudan a gestionar las relaciones de permisos entre personas y páginas.
No es recomendable forzar el uso de Notion para funciones que no se ajustan bien a sus capacidades, como convertir una base de datos en un chat grupal.
Notion destaca en áreas como la escritura y la creación de wikis empresariales debido a su facilidad de uso y capacidad de personalización.
Es importante construir un conjunto de herramientas que se integren bien y proporcionen una experiencia de usuario fluida para evitar resistencias al cambio.
Al gestionar permisos en Notion, se pueden crear grupos para asignar permisos de manera más eficiente en lugar de hacerlo individualmente.
El modelo de cascada de permisos de Notion significa que las páginas heredan los permisos de sus páginas padre más cercanas, a menos que se establezcan permisos específicos manualmente.
Es recomendable que los miembros del equipo en Notion tengan permisos de "pueden editar contenido" para evitar cambios estructurales no deseados en las bases de datos.
Bloquear las bases de datos es una buena práctica para evitar cambios no autorizados en la configuración y la estructura de la base de datos.
No es posible crear vistas filtradas en Notion donde los usuarios solo puedan ver información específica, lo que puede ser un inconveniente en ciertos casos.
Recomiendan iniciar pequeño y obtener la aprobación del equipo al implementar nuevas herramientas en Notion.
Las decisiones sobre quién debe ser miembro completo y quién debe ser invitado en Notion dependen del nivel de acceso necesario para realizar tareas específicas.
Se sugiere crear guías de referencia y videos de capacitación para facilitar el proceso de incorporación de nuevos miembros al equipo en Notion.
Notion AI actualmente no puede acceder al contenido de los comentarios, solo puede obtener contenido de páginas y propiedades de bases de datos.
Comienza construyendo un espacio de equipo en Notion para organizar tus proyectos.
Invita a miembros al espacio del equipo, asignando permisos según sea necesario.
Utiliza la función de espacio de equipo para segmentar y gestionar mejor el acceso y los permisos.
Crea una base de conocimientos o wiki para documentar información importante.
Evita la función "Convertir en Wiki" de Notion y opta por una página vacía para mayor flexibilidad y organización.
Construye una base de conocimientos básica con páginas y secciones simples, siendo útil incluso en su forma más básica.
Utiliza plantillas para facilitar la creación de reuniones y tomar notas, manteniendo a todos en la misma página.
El presentador muestra cómo organizar una base de conocimientos en Notion.
Propone crear una base de datos con vistas enlazadas para una mejor organización.
Se detiene para responder algunas preguntas de los espectadores.
Recomienda comenzar con un producto mínimo viable al usar Notion.
Destaca la importancia de la simplicidad en los sistemas de productividad.
Explica cómo convertir una base de datos en línea en una página completa y viceversa.
Muestra cómo crear una estructura de menú de navegación mediante vistas filtradas.
Enfatiza la importancia de mantener los sistemas actualizados y limpios para asegurar su efectividad.
Crear bases de datos en Notion te permite organizar y estructurar la información de tu equipo de manera efectiva. 📊
Puedes renombrar las bases de datos según su contenido y aplicar filtros para acceder rápidamente a la información relevante. 🔄
Ejemplos de bases de datos útiles incluyen artículos de conocimiento, anuncios y proyectos, cada uno con su propio propósito y estructura. 💡
Las bases de datos pueden contener propiedades como fechas, asignaciones y estados para una mejor gestión y seguimiento. 📅
Es posible crear plantillas personalizadas para agilizar la creación de contenido consistente y detallado. 🛠️
Las relaciones entre bases de datos permiten vincular elementos relacionados, como tareas a proyectos, para una mejor organización y seguimiento. ↔️
Las vistas de galería en Notion facilitan la visualización y navegación de los proyectos con detalles visuales y filtros específicos. 🖼️
Personaliza las vistas y filtros según las necesidades de tu equipo para una gestión eficiente de proyectos y tareas. ✅
Se muestra cómo crear una plantilla de proyecto en Notion sin necesidad de un estado o vista predeterminados.
Se crea una vista filtrada de la base de datos de tareas para mostrar solo las tareas relacionadas con el proyecto.
Se establecen filtros para mostrar las tareas según el proyecto y el asignado, utilizando la palabra clave "yo" para la asignación dinámica.
Se muestran diferentes vistas, como "Mis tareas", "Tareas de esta semana" y "Tareas sin asignar", con filtros específicos.
Se explica cómo agregar automáticamente tareas predeterminadas a un proyecto mediante automatizaciones o un botón.
Se menciona la posibilidad de utilizar la API de Notion para configuraciones más avanzadas, como fechas dinámicas.
📅 Creación de una fórmula para gestionar fechas en Notion.
💼 Anuncio de un formulario de interés para el curso "Notion for Teams" que se lanzará en 2024.
📈 Expansión de oportunidades de consultoría y coaching en 2024 para equipos que utilizan Notion.
💌 Invitación a unirse al boletín de consejos de Notion para no perderse futuros streams y contenido.
📱 Mención de Flylighter, una aplicación para capturar ideas y clips web, especialmente diseñada para usuarios de Notion.
🛠 Explicación sobre cómo utilizar Notion en conjunto con otras aplicaciones de forma efectiva.
🎥 Teaser sobre un próximo stream sobre Pipe Dream, una plataforma de automatización para Notion.
🔐 Confianza en la seguridad de las API basada en las políticas de seguridad de las empresas que las respaldan.

Made with HARPA AI

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